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Cómo crear una lista desplegable en Excel, Calc y Google Sheets

Veamos cómo crear una lista desplegable en una celda de una hoja de cálculo, Excel, Google Sheets o Calc.

Las listas desplegables o los menús desplegables son una de las características más utilizadas en las hojas de cálculo de nivel profesional, ya que le permiten insertar múltiples elementos de comparación en una sola celda y obtener una lista desplazable con varios elementos configurables.
Si bien esta característica es bien conocida por aquellos que han estado masticando hojas de cálculo durante años, un usuario novato o principiante puede tener dificultades para crear una lista desplegable, independientemente de la plataforma que use.
Por este motivo hemos decidido hacer uno guía completa sobre cómo crear una lista desplegable en Google Sheets, Microsoft Excel y LibreOffice Calc, para que pueda crear el menú desplegable en cualquier computadora y con cualquier software.

Cómo hacer una lista desplegable en una hoja de cálculo

Le recordamos que Google Sheets y LibreOffice Calc son soluciones gratuitas accesibles para todos a través de la web o instalando la suite combinada gratuita, mientras que Microsoft Excel es parte de la suite Office de pago, que se puede instalar pagando una sola licencia o activando una suscripción a Microsoft 365, como se ve en la guía Cómo funciona la suscripción a Microsoft 365.

Lista desplegable en Hojas de cálculo de Google

Si usamos Google Sheets para nuestras hojas de cálculo, podemos crear una lista desplegable insertando los valores que vamos a insertar en la lista en una columna específica de la hoja (por ejemplo, la columna C, con los distintos valores En C1, C2 etc.). En el siguiente ejemplo, hemos insertado algunos colores en la columna C, para preparar el terreno para la lista desplegable que vamos a crear en otra celda de la hoja.
Hojas de datos

Después de crear los elementos individuales que se incluirán en la lista desplegable, haga clic en la celda donde creará la lista (por ejemplo A1), presionamos en la parte superior del menú Datos, haga clic en Validación de datos y, en la ventana que se abre, asegurémonos de que esté presente Lista de un rango en el campo Criterio y presione el icono en el campo lateral, para poder seleccionar el rango de entradas previamente creado (específicamente C1: C4). Al final de la modificación, presione Aceptar y Guardar para crear la lista desplegable.
Si no queremos usar datos que ya están presentes en la hoja de cálculo, simplemente vayamos a la celda en la que insertar la lista, regresemos a la ruta Datos -> Validación de datos y seleccione Lista de artículos del jefe Criterio, por lo que puede ingresar todos los elementos requeridos separados por una coma.
Datos manuales

También desde el campo Criterio podemos elegir si crear una lista desplegable que consta de un rango de números, una lista con un texto (que actuará como filtro para los elementos en la columna o en la fila), una lista de fechas, una fórmula personalizada o una simple casilla de verificación.

Lista desplegable en Microsoft Excel

Si usamos Microsoft Excel para trabajar en hojas de cálculo, podemos crear una lista desplegable ingresando datos en una columna de su elección (que podemos convertir rápidamente en una tabla presionando CTRL + T), haciendo clic en la celda en la que crear la lista, presionando en la parte superior Datos y finalmente en el icono Validación de datos.
Datos de Excel

En la sección Permitir pantalla Ajustes vamos a desplazarnos hasta que encontremos el artículo Lista, luego presione el ícono de flecha en el campo Origen, para que pueda seleccionar las celdas donde se encuentran los datos para usar en la lista. Una vez seleccionado el dato pulsamos Ingresar o Ingresar en el teclado y confirme presionando la tecla OK.
Si queremos ingresar las entradas a mano, todo lo que tenemos que hacer es agregar las entradas en el campo Origen visto en la ventana anterior, teniendo cuidado de separar todos los elementos con punto y coma (por ejemplo, rojo, amarillo, verde, azul).
Inserción de Excel

Incluso en Excel podemos usar varios criterios para crear la lista desplegable: solo tenemos que cambiar el parámetro en el campo Permitir y elegir el que mejor se adapte al tipo de trabajo que tenemos que realizar.
Criterios de lista

Nuevamente, podemos usar números enteros, valores decimales, fechas, horas, texto y usar una fórmula personalizada para nuestras listas desplegables.

Lista desplegable en LibreOffice Calc

Si queremos trabajar en hojas de cálculo gratuitas sin tener que depender de Internet para Google Sheets, podemos usar LibreOffice Calc para crear la lista con viñetas.
Para continuar, ingrese los nombres o datos solicitados en varias celdas de la misma columna, presione en la celda en la que desea crear la lista con viñetas, luego haga clic en la parte superior de Datos -> Validez.
Lista de Calc

En la ventana que se abre vamos a la pestaña Criterios, presionamos sobre el menú desplegable del campo Permitir, seleccionamos Rango de celdas y agregue los datos de la hoja de cálculo presionando hacia arriba en el elemento Fuente e indicando las celdas a utilizar. Al final, haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.
También en Calc podemos ingresar los datos manualmente usándolo como criterio Lista (en el campo Permitir) o utilizar otro tipo de listas, todas accesibles en la misma ventana que se ve en la imagen anterior.

Conclusiones

Aunque los pasos parecen diferentes en cada programa cubierto, una vez que aprendamos a crear una lista desplegable en una plataforma específica podremos crear cualquier lista desplegable sin ninguna dificultad, ya que los pasos y los elementos son prácticamente idénticos. que en Microsoft Excel o LibreOffice Calc.

Si somos realmente nuevos en una herramienta poderosa como Excel (o programas similares), le recomendamos que cubra el vacío de inmediato leyendo nuestra guía sobre cómo Mejorando Excel en hojas de cálculo (también con LibreOffice y Google Drive) es Cómo hacer una tabla en Excel.
¿Queremos Excel a toda costa pero no queremos gastar nada en la licencia y suscripción? En este caso podemos seguir leyendo en nuestros artículos. Cómo descargar Excel gratis es Todas las formas de usar y descargar Office gratis, para conocer todos los métodos para obtener la suite de Microsoft de forma gratuita.

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